Využitie CRM

Pre náš príklad z praxe sme zvolili spoločnosť KREA, ktorá sa zaoberá vývojom aplikácií a softvérových riešení na mieru. Vo firme pracuje cca. 15 ľudí - CEO, projektoví a account manažéri, programátori, dizajnér, office manažér a copywriter.

Hoci sa KREA radí počtom zamestnancov medzi menšie firmy, vývoj softvéru a starostlivosť o zákazníkov si vyžaduje neustály prístup k aktuálnym informáciám pre všetkých pracovníkov. Práve preto používajú CRM SORTIO. Ten im umožňuje udržiavať plynulý chod celej spoločnosti.

Poďme sa bližšie pozrieť na jednotlivé aplikácie a využitie CRM SORTIO v praxi.

Inbox

Aplikácia Inbox umožňuje zamestnancom prehľadne komunikovať a riešiť všetky aspekty každodenného fungovania spoločnosti. V KREA cez e-maily komunikujú s klientmi, riešia dopyty, cenové ponuky či zákaznícku podporu.

V Inboxe sú k dispozícií všetky konverzácie, do ktorých sú zamestnanci zahrnutí a ktoré tam ostanú, až kým ich nevybavia alebo nearchivujú. Vďaka automatickému priraďovaniu konverzácií k príslušným projektom alebo obchodom je komunikácia prehľadná. Vzájomné prepojenie aplikácií zároveň umožňuje rýchle a efektívne spracovanie každej požiadavky priamo z otvorenej správy v Inboxe.

Ak má niekto z tímu dovolenku alebo náhle ochorie, vďaka SORTIO vedia ostatní (s vhodným oprávnením) nazrieť do jeho Inboxu. Následne môžu reagovať na urgentné požiadavky klientov aj v jeho neprítomnosti.

Špeciálna funkcia v aplikácii Inbox sú privátne správy. Tie vidia len zamestnanci. Využívajú ich na komunikáciu medzi sebou, keď sa potrebujú poradiť, dohodnúť sa na ďalšom postupe alebo delegovať správu s detailnými inštrukciami kolegovi. Privátne správy zostávajú súčasťou konkrétneho obchodu alebo projektu a preto sa k nim dá kedykoľvek vrátiť.  

Grafici využívajú interné správy alebo emaily na posielanie grafických konceptov či finálnych súborov. Programátori zas cez ne informujú o svojich zisteniach a možnostiach riešenia Account manažérov, ktorí následne komunikujú ďalej s klientmi.

Kalendár a úlohy

Kalendár predstavuje v dnešnom uponáhľanom svete veľmi potrebnú aplikáciu. V KREA ju využíva každý zo zamestnancov. Nemusia tak držať v hlave všetky deadliny, úlohy, stretnutia a ďalšie nutnosti. Táto aplikácia je navyše prepojená s úlohami, takže stačí ráno pozrieť do kalendára a majú prehľad o tom, čo ich v daný deň čaká.

Kalendár si obzvlášť pochvaľujú projektoví manažéri, ktorí ho využívajú pri plánovaní denných úloh. Vďaka tejto aplikácii presne vedia, kto je ako vyťažený. Podľa toho môžu naplánovať ďalšiu prácu, čím nedochádza k prestojom.

Bez úloh by v KREA nedotiahli do konca ani jeden projekt. Pomáhajú im rozplánovať deň a nezabudnúť na nič dôležité.

Poznámky

Poznámky sú aplikácia, ktorá primárne slúži na zapisovanie dodatočných informácií. Využívajú sa na rôzne pripomienkovanie v rámci konkrétnych obchodov, projektov alebo k vybraným zákazníkom. Najužitočnejšie sú najmä pre projektových a account manažérov, ktorí ich používajú pri stretnutí s klientmi. Nemusia si tak písať poznámky na papier a potom ich znovu prepisovať do CRM systému.

Obchody

Táto aplikácia umožňuje obchodníkom v KREA udržiavať prehľad vo všetkých obchodoch. Presne tak vedia, pri ktorých uspeli, v ktorých toľko šťastia nemali alebo ktoré sú dočasne pozastavené. Ďalej umožňuje zobraziť všetky interakcie súvisiace s konkrétnym obchodom. Aj pri desiatkach obchodov tak zostáva vo všetkom prehľad a poriadok.

V prípade vyhratého obchodu, vedia rýchlo pretransformovať obchod do projektu s možnosťou pozrieť si predchádzajúcu komunikáciu, poznámky a podobne. Túto funkcionalitu ocenia zas account manažéri.

Projekty

SORTIO pomáha taktiež udržiavať poriadok v projektoch. Funguje to podobne ako pri obchodoch. V rámci projektu v KREA komunikujú, plánujú úlohy, evidujú dôležité poznámky a informácie.  

Faktúry

Faktúry používajú na vystavovanie a správu faktúr. Vďaka použitiu CRM systému sú všetky faktúry prehľadne rozdelené do projektov respektíve obchodov, v ktorých boli vystavené.

Pravidelné faktúry

Ďalšou užitočnou funkciou je pravidelné vystavovanie faktúr. Táto aplikácia zamestnancom KREA šetrí čas pri zákazníkoch, ktorým zasielajú paušálne faktúry pravideľne, každý mesiac.

Kontakty

Za viac ako desať rokov, čo KREA funguje, sa im podarilo nazbierať stovky kontaktov. Poriadok v nich udržiavajú aj vďaka SORTIO. Rýchlo a jednoducho vedia vyhľadať potrebných klientov a súvisiace kontaktné osoby. Vďaka tomu, že kontakty sú automaticky prepojené s emailami, obchodmi, projektmi či poznámkami, majú k dispozícii kompletný prehľad o klientovi a úplný kontext ich spolupráce.

Čas

Táto aplikácia nepatrí medzi štandardné funkcie bežného CRM systému. Napriek tomu je to užitočná a denne používaná aplikácia. V KREA ju používajú na sledovanie odpracovaného času na jednotlivých projektoch, vďaka čomu  majú dokonalý prehľad o tom, ako dlho pracovali na danom projekte či konkrétnej úlohe. Projektoví manažéri na základe týchto informácií dokážu efektívnejšie plánovať ďalšie úlohy a CEO má prehľad o celkovej efektivite a výkone svojho tímu.

Aktuality

Využitie aplikácie aktuality slúži predovšetkým na evidenciu a komunikáciu interných správ. Ak sa vo firme niečo udeje alebo sa chystá nejaká zmena firemných procesov či postupov, dozvedia sa o tom všetci práve cez aktuality. Okrem toho tam majú uložené všetky firemné manuály, aby ich mali hneď po ruke.